Online-Terminplaner für deine Website

Als Trainer oder Coach weißt du, wie wichtig deine Zeit ist, oder? Das Jonglieren mit Kundenterminen kann sehr herausfordernd sein, vor allem, wenn du zum ersten Mal Online-Tools verwendest. Keine Sorge, ich unterstütze dich! In diesem Blogbeitrag zeige ich dir, wie du ein Online-Buchungssystem für deine Coachingpraxis einrichtest und verwaltest. So hältst du deinen Terminkalender übersichtlich und deine Kunden fühlen sich gut aufgehoben.

Die Auswahl des perfekten Online-Terminplaners

Das Wichtigste zuerst: Finde das richtige Tool für deine Terminplanung. Hier sind ein paar Dinge, an die du denken solltest:

Benutzerfreundlichkeit:

Du brauchst ein benutzerfreundliches Tool mit einer einfachen Oberfläche, vor allem, wenn du gerade erst mit der Online-Terminplanung anfängst. Die meisten Tools bieten kostenfreie Testversionen an – probiere sie einfach aus. Oft merkst du schon nach den ersten Schritten, ob du gut damit zurechtkommst.

Integrationsmöglichkeiten:

Achte darauf, dass die Software mit deiner Website, deiner E-Mail-Marketing-Plattform und allen anderen Tools, die du in deiner Coaching-Praxis verwendest, kompatibel ist. Sollte es nicht direkt kommunizieren, prüfe, ob Verknüpfungs-Anbieter wie Zapier.com oder IFTTT unterstützt werden.

Anpassungsmöglichkeiten:

Dein Terminplaner sollte es dir ermöglichen, deiner Buchungsseite eine persönliche Note zu geben und dein Branding hinzuzufügen. Man sollte direkt auf der Buchungsseite erkennen, dass man dich bucht.

Zahlungsabwicklung:

Wenn du für deine Coaching-Sitzungen Geld verlangst, wähle ein Tool, das Zahlungen abwickeln kann. Am einfachsten ist die Verknüpfung mit dem weit verbreiteten Zahlungsanbieter PayPal einzurichten.

DSGVO-Konformität:

Besonders wichtig ist es, ein DSGVO-konformes Tool auszuwählen. In den Datenschatztexten steht zwar überall drin, dass die Regelungen der europäischen Datenschutzverordnung eingehalten werden, jedoch ändert das nichts am Unternehmensstandort. Und wenn dieser in den USA liegt, sind die Daten trotzdem dem Cloud-Act unterlegen, was bedeutet, dass die Benutzerdaten auf Anfrage an die staatlichen Organe übergeben werden müssen – auch bei Serverstandort in Europa.

Das beliebteste Tool ist wahrscheinlich Calendly.com, wobei das Unternehmen in den USA ansässig ist. Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du Calendly trotzdem verwenden, siehe Beitrag auf eRecht24.de.

Weiterhin bekannt ist YouCanBook.me, die in Großbritannien ansässig sind. Hier findest du die Datenschutztipps zu YCBM auf eRecht24.de.

Abschließend nun noch das datenschutzkonforme Tool Tucalendi.com, das in Spanien, also in der EU, ansässig ist. Vor ein paar Wochen habe ich meine Terminplanung darauf umgestellt. Es sind keine Bestimmungen zu beachten, Tucalendi muss nur in der Datenschutzerklärung erwähnt werden.

Mach deine Hausaufgaben und teste ein paar davon, um das perfekte Tool für dich zu finden.

Einrichten deines Online-Terminplaners

Du hast dich für dein Terminplanungsprogramm entschieden? Super! Dann lass es uns jetzt einrichten, der Prozess ist bei allen Anbietern ähnlich.

Erstelle ein Konto:

Melde dich an und befolge den Einführungsprozess, um dich mit der Plattform vertraut zu machen. Dort werden dir bereits die wichtigsten Schritte gezeigt.

Lege deine Verfügbarkeit fest:

Lege deine Arbeitszeiten fest und passe deine Verfügbarkeit an, um unterschiedliche Zeitzonen zu berücksichtigen, wenn deine Kunden weit verstreut sind.

Es war für mich tatsächlich der schwierigste Schritt, festzulegen, wann und wie oft ich die kostenfreie Erstgespräche anbiete und für Notfall-Lösungen zur Verfügung stehe. Damit kann der Tagesplan ganz schön durcheinander gewirbelt werden. Rechne also auch mit ein, wie viel Zeit du vor dem nächsten Termin zum Planen brauchst. Bei mir kann man Termine spätestens 48 Stunden vor dem Termin buchen, damit ich meine restlichen Termine entsprechend anpassen kann.

Richte Terminarten ein:

Erstelle verschiedene Terminarten für z.B. Erkundungsgespräche, Strategiesitzungen oder Nachbereitungstreffen.

Passe deine Buchungsseite an:

Füge auf deiner Buchungsseite dein Branding, Bilder und Beschreibungen deiner Coaching-Leistungen hinzu.

Integriere andere Tools:

Verbinde deinen Terminplaner mit deiner Website, deiner E-Mail-Marketingplattform und anderen relevanten Tools, damit deine Coachingpraxis reibungslos läuft.

Teste deinen Terminplaner:

Buche einen Testtermin, um sicherzustellen, dass alles funktioniert und du über neue Buchungen benachrichtigt wirst. Am besten, du bittest auch noch eine Freundin, einen Testtermin zu buchen. Ihr fallen Ungereimtheiten im Text und im Prozess bestimmt auf.

Die Organisation deiner Online-Termine

Jetzt, wo du deinen Online-Terminplaner eingerichtet hast, geht es darum, alles zu organisieren:

Synchronisiere deinen Terminplaner mit deinem Kalender:

Verbinde ihn mit deiner bevorzugten Kalender-App (z.B. Outlook Online, Google Calendar oder iCal – DSGVO beachten!), damit alle deine Termine an einem Ort sind. Das ist wichtig, damit der Kalender „weiß“ wann du schon andere Termine geplant hast.

Setze Erinnerungen und Benachrichtigungen:

Schicke deinen Kunden E-Mail- und/oder SMS-Erinnerungen, um die Zahl der unentschuldigten Fehltermine zu reduzieren. Und vergiss nicht, Benachrichtigungen für dich selbst zu aktivieren, um über neue Buchungen oder Stornierungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Erstelle einen Fragebogen vor der Sitzung:

Fertige einen kurzen Fragebogen an, den deine Kunden vor ihrem Termin ausfüllen können. Auf diese Weise kannst du ihre Bedürfnisse besser verstehen und die Coaching-Sitzung entsprechend anpassen. Die meisten Tools zur Online-Terminvereinbarung enthalten bereits die Möglichkeit, einen Fragebogen zu erstellen.

Verwalte Terminverschiebungen und Absagen:

Vergewissere dich, dass dein Terminplaner klare Regeln für die Verlegung oder Absage von Terminen hat, und teile sie deinen Kunden mit. Das ist wichtig, wenn es Unstimmigkeiten mit den Kunden gibt, ob rechtzeitig abgesagt wurde, wer die Kosten zu tragen hat usw. Das erspart die viel Kopfzerbrechen in der echten Situation.

Verfolge die Fortschritte deiner Kunden:

Verwende ein CRM-Tool (Customer Relationship Management) oder sogar eine einfache Tabelle, um die Daten deiner Kund/innen, den Verlauf der Termine und den Fortschritt zu verfolgen.

Mache deinen Online-Terminplaner bekannt

Damit du den größten Nutzen aus deinem Online-Terminplaner ziehen kannst, musst du ihn bekannt machen:

Füge einen Buchungsbutton zu deiner Website hinzu:

Mache es potenziellen Kunden ganz einfach, einen Termin zu vereinbaren, indem du auf deiner Website eine Schaltfläche „Jetzt buchen“ anbringst.

Teile deinen Buchungslink in den sozialen Medien:

Poste deinen Buchungslink regelmäßig auf LinkedIn, Facebook und Instagram, um potenzielle Kunden zu ermutigen, einen Termin bei dir zu buchen.

Nimm deinen Buchungslink in deine E-Mail-Signatur auf:

Füge deinen Buchungslink in deine E-Mail-Signatur ein, damit potenzielle Kunden in jeder E-Mail, die du versendest, die Möglichkeit haben, eine Sitzung zu buchen.

Ermutige zu Weiterempfehlungen:

Bitte zufriedene Kunden, dich an andere weiterzuempfehlen, die von deinen Coaching-Diensten profitieren könnten, und mach es ihnen leicht, deinen Buchungslink zu teilen.

Bewirb deinen Terminplaner in deinem Content Marketing:

Erwähne deinen Online-Terminplaner in deinen Blogbeiträgen, Videos und anderen Content-Marketing-Maßnahmen, um die Besucher/innen auf deine Buchungsseite zu leiten.

Fazit

Siehst du? Das Einrichten und Verwalten von Online-Terminen für deine Coaching-Praxis muss dir keine Kopfschmerzen bereiten. Wenn du das richtige Tool auswählst, deine Buchungsseite personalisierst und deinen Terminplaner effektiv bewirbst, kannst du deinen Terminplanungsprozess vereinfachen und eine nahtlose Erfahrung für dich und deine Kunden schaffen. Die Nutzung von Online-Tools und -Technologien macht dein Coaching-Business nicht nur effizienter, sondern hilft dir auch, deine Kunden besser zu betreuen, was letztendlich zum Erfolg deines Unternehmens beiträgt.

Viel Glück und viel Spaß bei der Terminplanung!