Wie Du als Unternehmerin Routinearbeiten schnell und einfach erledigt kriegst

Du bist eine Unternehmerin und arbeitest erfolgreich an Deinen Kundenprojekten. Allerdings gibt es regelmäßig organisatorische Dinge im Unternehmen zu erledigen, von denen Du Dich am liebsten befreien möchtest. Da steht die Buchhaltung an, eigentlich wolltest Du auch schon lange Deine neue Marketingkampagne starten und die Landingpage für Dein nächstes Webinar ist auch noch lange nicht fertig.

Ich glaube, diese Situation kennen wir alle!

Wie kannst Du viele dieser Aufgaben zeitsparend erledigen oder sogar delegieren?

Na klar, Du könntest eine Virtuelle Assistentin beschäftigen – machen ja jetzt alle.

Dieser Assistentin musst Du auch erklären, was Du – wie – erledigt haben möchtest … und das kostet so viel Zeit! Also nimmst Du Dir vor, morgen Abend oder am Wochenenede eine Extraschicht einzulegen, damit Du alles erledigt kriegst.

STOP!

Sicher musst Du die zusätzliche Arbeitszeit leisten – aber dann mit Organisation & System!

Die Lösung:

Nimm Dir bei der nächsten „Extraschicht“ ein wenig mehr Zeit und erstelle Dir ein System für Deine Arbeit. Das hat folgende Vorteile:

1. Musst Du das nächste Mal die Arbeit wieder selbst erledigen, geht es jetzt leichter, weil Du ein Schritt-für-Schritt-System an der Hand hast, das Du ohne viel Nachzudenken abarbeiten kannst und dass Dir die Arbeit erleichtert.
2. Wenn Du Deiner eigenen Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen kannst, kann es auch ein anderer – und beim nächsten Mal, kannst Du die Arbeit delegieren!

Wie gestaltest du die Zusammenarbeit mit deiner Assistentin?

Wie trefft Ihr Absprachen, wo notiert ihr Fortschritte und Ergebnisse?

Dafür gibt es einige Werkzeuge, mit deren Nutzung ich gute Erfahrungen gemacht habe.

Für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit kommt eigentlich nur ein Werkzeug in Frage, das genau so unabhängig genutzt werden kann, also eine web-basierte Lösung.

Trello

Trello ist ein web-basiertes Projektmanagement-Tool, dass du im ersten Schritt kostenlos nutzen kannst.

Für ein gemeinsames Projekt legst du ein sogenanntes Board an, also eine Tafel, auf der du alle projektrelevanten Informationen auf kleinen Kärtchen notieren und ablegen kannst. Die Kärtchen sortierst du in Listen auf dem Board. Dann lädst du deine Mitarbeiter zum Board ein und ihr könnt gemeinsam an den Aufgaben arbeiten.  Durch unterschiedliche Farbgebung oder Checklisten kann der Arbeitsstand an den einzelnen Aufgaben dokumentiert werden. Trello ist über den Webbrowser und als App (z.B. für Windows) nutzbar.

Slack

Slack ist eigentlich ein Chat für Arbeitsgruppen. Das bedeutet, man kann die Chats nach Projekten aufteilen und hat dann übersichtlich jegliche Kommunikation zu einem Projekt in einem Chat. Damit sind alle Absprachen nachvollziehbar. In Kombination mit sogenannten Apps sind die Festlegungen auch in Projekt-Tools wie z.B. Trello übertragbar. Auch Slack ist über den Webbrowser und als App (z.B. für Windows) nutzbar.

Worauf basiert eine gute Zusammenarbeit im Team?

Die Basis für einen gute Zusammenarbeit im Team sind gute Organisation, Absprachen und Systeme! Dann weiß jeder was er wann zu erledigen hat, kann die Ergebnisse dokumentieren und bei Bedarf nachsehen, was abgesprochen wurde. 

Für virtuelle Teams ist das um so wichtiger, weil man nicht mal eben nachfragen kann, was jetzt als nächstes dran ist. Deshalb solltest du dich schon jetzt darauf vorbereiten, im Team zusammen zu arbeiten. Bilde Systeme aus deinen Routinearbeiten, nutze und gewöhne dich an Online-Projektmanagement-Werkzeuge, zu denen du später einfach deine Teammitglieder hinzufügen kannst. Auch wenn du im Moment nur allein damit arbeitest, kann der Gewinn an Zeit und Überblick für dich enorm sein.