Jahrelang habe ich die Auto-Archiv-Funktion von MS Outlook ignoriert und verärgert ausgeschaltet, weil ich nicht wusste, wo ich die archivierten Elemente wiederfinden würde. Um den Überblick über die E-Mails zu behalten, kann man die Auto-Archiv-Funktion verwenden, um ältere Mails in den Archiv-Ordner auszulagern. Das verkleinert die Datendatei und verkürzt damit die Startzeit des Programms. Zur Datensicherung von E-Mails ist diese Funktion allerdings nicht geeignet.
Bei Outlook-Versionen bis 2000 und früher darf die Datendatei (outlook.pst) nur eine maximale Größe von 2GB besitzen. Nähert sich die Dateigröße dieser Grenze, wird Outlook instabil und es droht Datenverlust. Die Daten lassen sich nur recht mühevoll wieder herstellen.
Auch bei neueren Versionen von Outlook kann dieses Problem noch auftreten, wenn nach dem Updaten die Datendatei nicht in die neuere Version überführt wurde. Das kann man jedoch mit vertretbarem Aufwand jederzeit nachholen.
Brita Dose